Appointments and invitations
A)
Language - Study the language
below and then practice the conversations.
Your job may involve monitoring
incoming telephone calls. In many companies, before any outside callers can
talk to the boss,
they have to take the ‘secretary hurdle’ - in other words, they
have to get past him/ her first. In some cases, callers will have to get past
you first.
Afspraken algemeen
- listen and repeat
I’d like to make an appointment with ms Lovett. (Ik wil graag een afspraak
maken met mw. Lovett.)
What is it about please? (Waar gaat het over?)
It’s confidential/ personal/ urgent. (Het is vertrouwelijk/ persoonlijk/
dringend.)
I’ll have to check his diary first.(Ik moet eerst even zijn agenda controleren.)
Perhaps I can help you? (Misschien kan ik u helpen.)
Would you like to make an appointment? (Wilt u een afspraak maken?)
Shall I make an appointment for you? (Zal ik voor u een afspraak maken?)
Do you have a date in mind? (Heeft u een datum in gedachten?)
That shouldn’t be too much of a problem. (Dat lijkt me niet zo’n
probleem.)
I’ll let her know. (Ik zal haar op de hoogte stellen.)
I’ll give the message to … (Ik zal de boodschap doorgeven aan …)
Could you give me your name/ address/ telephone number, please? (Kunt u mij
uw naam/ adres/ telefoonnummer doorgeven?)
Would you like to leave a message? (Wilt u een boodschap achter laten?)
What do you want to see Mr. Miles about? (Waar wilt u dhr. Miles over spreken?)
Can I take a message? (Kan ik een boodschap aannemen?)
Is there anyone else you’d like to speak to? (Wilt u misschien iemand
anders spreken?)
Apologising for
Mr/Mrs/Miss/Ms … being unavailable (verontschuldigen voor afwezigheid
van) - listen and repeat
I’m afraid, she’s tied up (busy) at the moment. (op het moment bezig/bezet
zijn)
I’m sorry, he’s not in/he’s out. (niet aanwezig); she’s
not available. (niet beschikbaar)
I’m sorry, he’s away on a business trip. (op zakenreis); she’s
out to lunch; she’s on her lunch break.
I’m sorry, she’s in a meeting.
Making the appointment
I’ll just check her diary (agenda). Just a moment, please.
I’m afraid I can’t say without checking his diary.
I’m sorry, I’ll have to check with him first.
Perhaps you’d like to make an appointment for next week?
Did you have a date in mind?
What day or date did you have in mind?
How about Wednesday 24th? (uitspraak: the twenty fourth)
What about lunch on the 2nd? (the second)
Would Monday 2 p.m. suit you? (2 uur ‘s middags = post meridian)
Would Tuesday afternoon 4.30 be convenient? (half past four/ four thirty)
He’s free in the morning. Would 10.30 suit you? (ten thirty)
Yes, Thursday 9.30 would be fine.
That shouldn’t be too much of a problem.
Friday should be no problem.
I’m afraid, he already has a lunch appointment then, perhaps the day after?
I’m sorry, he’s having lunch with the Board on Wednesday. Could
I suggest you meet on Thursday 16th?
I’m sorry, she’s meeting the press at 1.30 on Friday. What about
3 o’clock?
I’m sorry, this week is going to be difficult. How about next Monday?
Changing the appointment
- suggesting alternatives
I’m afraid she can’t meet you for lunch tomorrow.
Could I suggest Monday 24th instead?
Well, Thursday afternoon is likely to be difficult; could we change it to Friday
afternoon, same time?
I’m afraid he can’t manage Tuesday morning; would Wednesday afternoon
suit you?
No Friday is impossible, I’m afraid. Perhaps Monday around four p.m.?
Recapitulating the appoinment (afspraak herhalen)
Tuesday 22nd, at 10.45 a.m. (a quarter to eleven / ten forty five in the morning
= ante meridian)
Yes, next Wednesday, 2.15, at your office. (a quarter past two/ two fifteen)
Mr. Winters will meet you for lunch at the Dorchester on October 11th at 12.30.
Uitnodigingen Invitations
- listen and repeat
I’d like to invite Mr. Roth for lunch/ dinner. Ik wil dhr. Roth graag
uitnodigen om te gaan lunchen/ dineren.
I’m afraid I can’t make it on the sixth. Ik kan helaas niet op de
zesde.
What about having lunch together next Wednesday? Wat dacht u om a.s. woensdag
samen te lunchen?
I’ll meet you at the reception on Friday morning at ten o’clock.
Ik zie u dan op vrijdag morgen om tien uur bij de receptie.
How about a drink this evening?
B) Pairwork. Listen to the following conversations
and practice them with a partner.
1. (A) is secretary, (B)
is on a business trip abroad. (B) calls (A) to ask for details concerning his/her
schedule for the next day. Pay special attention to the pronunciation of times
and dates. Listen and practice.
a.
(B) vraag wat er op morgen 13 april op de planning staat
(A) op 13 april om 12.15 heeft u lunch met mw. Barden
b.
(B) vraag wat er morgen 14 mei op het schema staat
(A) op 14 mei om 3.15 in de middag is er een bijeenkomst bij Bentmore &
West
c.
(B) vraag met wie je morgen 15 juni een afspraak hebt
(A) op 15 juni om 17.00 heeft u een zakendiner met de heer Dowd bij de ‘White
Horse’
d.
(B) vraag naar planning voor morgen 16 juli
(A) 16 juli begint de dag om tien uur met een conferentie in ‘The Rainbow’
- dit duurt tot 4 uur
e.
(B) vraag naar de details van de vlucht naar Montreal morgen - hoe laat - vluchtnummer
etc.
(A) morgen is het 17 augustus - het is vlucht BA 325 die vertrekt om 9.05 ‘s
morgens vanaf Manchester
f.
(B) vraag naar middagprogramma voor morgen 18 september
(A) 18 september om 13.00 is er een lunch met mw. Cole in Old Town Inn - en
om 15.00 is er een bespreking met de heer Hart bij Hart & Vince
(B) lunchafspraak komt slecht uit - afzeggen - nieuwe afspraak maken
g.
(B) vraag wat er morgenochtend op 21 december gepland staat
(A) 21 december - om 8.30 een gesprek met vertegenwoordiger (representative)
voor UK -
om 10.00 een bespreking met de filiaaldirecteur (branchdirector) bij Krug &
Partners
om 12.00 lunch bij het Trinidad restaurant
2.
At the end of the day a secretary/ trainee may discuss next day’s appointments
with her boss.
Work in pairs. You (A) are working for Mrs Henry (B). It’s Friday afternoon
and she wants to go over some of next week‘s appointments with you.
Here is the relevant section from Mrs Henry’s diary.
MAANDAG
11.00 (a.m.) Directievergadering
2.30 (p.m.) Rondleiding afgevaardigden (delegates)
4.15 (p.m.) Bezoek mw. Harrison in het ziekenhuis, kamer 506 (bloemen niet vergeten!)
5.00 (p.m.) Stomerij, Dean street (jurk ophalen)
6.30 (p.m.) Aperitiefjes (appetizers) en diner bij Chez Nous met afgevaardigden
DINSDAG
9.00 (a.m.) Vergadering met afdelings managers (conferentiezaal)
12.30 (p.m.) Lunch met de heer Eden in ‘the Palais’
2.00 (p.m.) Sollicitatie gesprekken met mw. Kendricks, Harper en Adams
4.15 (p.m.) Tandarts
5.00 (p.m.) Martin’s verjaardagsfeestje (11)
WOENSDAG Hele dag conferentie in York
3.
(A) neem op - het is ochtend - stel jezelf voor als de secretaresse van mw.
Mulford
(B) groet terug - zeg dat je een afspraak wilt maken met mw. Mulford.
(A) vraag naam
(B) geef naam
(A) morgen om vier uur - vraag of dat schikt en vraag naam nog eens
(B) geef nogmaals naam
(A) verontschuldig en vraag naam te spellen
(B) spel langzaam je naam
(A) Herhaal en spel de naam en bedank - vraag of vier uur uitkomt
(B) zeg dat je morgen niet kunt - maar overmorgen wel
(A) dat is donderdag de zestiende - tien uur?
(B) graag iets later - moet ver rijden - half elf?
(A) bevestig - zeg dat je de boodschap aan mw. Mulford doorgeeft
4.
(A) neem op - het is ochtend - Impact Learning Systems - vraag hoe je van dienst
kunt zijn
(B) groet terug - stel jezelf voor - zeg dat je je afspraak met dhr. Anderson
wilt veranderen
(A) vraag of afspraak met Will Anderson was
(B) ontken - de afspraak was met Brian Anderson
(A) vraag wanneer de afspraak was
(B) vrijdag aanstaande om kwart voor twaalf
(A) controleer Anderson’s agenda, … zeg dat daar niets staat; vraag
naam nogmaals
(B) herhaal eigen naam
(A) zeg nogmaals dat er geen afspraak in zijn agenda staat
(B) vraag of (A) dat zeker weet
(A) bevestig - zeg dat er vrijdag de 22ste geen afspraken zijn
(B) zeg dat de afspraak niet voor vrijdag de 22ste maar voor vrijdag de 29ste
is
(A) verontschuldig - vrijdag 29 juli 10.30 met (zeg B's naam)...
(B) precies - graag afspraak verzetten naar maandag 1 augustus - zelfde tijd
(A) zeg dat dit geen probleem is
5.
(A) Neem op, het is middag - vraag hoe je van dienst kunt zijn
(B) groet terug - reageer - zeg dat je een lunchafspraak wilt maken met George
Farrow
(A) vraag naar voorkeur datum
(B) liefst 2 of 3 augustus
(A) zeg dat dhr Farrow op de 3e beschikbaar is, controleer agenda, bevestig
3 augustus, stel half één voor
(B) graag later - zeg dat je helemaal uit Brussel moet komen (Brussels)
(A) stel half twee voor
(B) akkoord - je verwacht dhr Farrow op de derde augustus om half twee in de
lobby van The Hilton
(A) zeg dat je ‘t aan dhr Farrow door zult geven
6. On your own. A) is a
manager at Sony Pictures. B) wants to make an appointment for a job interview,
he/she phones the secretary to make an appointment.
Prepare the following conversation on paper first. Then practise it with a partner.
Switch roles.
B: Goedemorgen, dit is …,
ik wil graag een afspraak maken met mevrouw Johnson.
A: Goedemorgen, meneer, kunt u mij vertellen waar het over gaat?
B: Ja, ik ben een student uit Nederland en ik wil graag mijn stage (workstudy)
bij Sony doen.
A: Misschien kunt u beter eerst een brief schrijven, heeft u het adres?
B: Ja, maar ik heb al eerder contact gehad met mevrouw Johnson. Ik heb haar
gesproken vanuit Nederland.
Nu ben ik in New York, en zij heeft mij gezegd dat
ik met u een afspraak kon maken voor een sollicitatiegesprek (job interview)
zodra ik hier was.
A: Een momentje alstublieft, ik bel mevrouw Johnson even... Ik ben het even
nagegaan, en u kunt inderdaad een afspraak maken met mij voor een sollicitatiegesprek.
B: Dank u.
A: Kunt u aanstaande maandag? Om, laten we zeggen, half elf?
B: Zo snel al! Dat zou geweldig zijn! Half elf is prima.
A: Oké, dan zie ik u aanstaande maandag om half elf. Weet u waar het
is?
B: Ik heb het adres en ik heb een kaart, dus ik denk dat ik het wel kan vinden,
dank u.
A: Tot ziens.